2 oktober 2016

PvdA neemt inkoop- en aanbestedingsbeleid Stichtse Vecht onder de loep

Afgelopen zomer heeft de fractie van de PvdA Stichtse Vecht (de toepassing van) het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Stichtse Vecht onder de loep genomen. Aanleiding hiervoor waren geconstateerde onrechtmatig- en onzekerheden in het kader van de jaarrekeningcontrole bij de jaarrekening 2015.

Ook de wijze waarop de gemeente Stichtse Vecht omgaat met de toepassing van de zogenaamde afwijkingsbevoegdheid in het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid leidde tot vragen.

 

Aanleiding

Naar aanleiding van het accountantsverslag 2015 heeft de fractie van de PvdA Stichtse Vecht op 7 juli 2016 schriftelijke vragen gesteld aan het College van B&W van Stichtse Vecht.

Een van de vragen had betrekking op het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Uit onderzoek dat is gedaan in het kader van de jaarrekening 2015 blijken 15 aanbestedingen voor een bedrag van 0,5 miljoen euro onrechtmatig en 1,5 miljoen euro onzeker.

De fractie van de PvdA heeft aan het College gevraagd:

  • Om een overzicht te verstrekken van deze aanbestedingen en bijbehorende bedragen
  • Of zij kan aangeven waarom in deze gevallen de (interne) aanbestedingsregels niet (volledig cq. aantoonbaar) zijn gevolgd
  • Hoe zij gaat waarborgen dat er in de toekomst wel wordt voldaan aan het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid en welke maatregelen zij hiertoe gaan nemen.

In de beantwoording op de schriftelijke vragen (d.d. 19 juli 2016) geeft het College aan dat zij gelet “op de positie van gecontracteerden” de informatie vertrouwelijk behandelen.

De vragen van de fractie van de PvdA worden onder verwijzing hiernaar niet (concreet) beantwoord.

 

Reactie PvdA-fractie op antwoorden op schriftelijke vragen

Het College doet erg geheimzinnig: het overzicht met de betreffende aanbestedingen die onrechtmatig dan wel onzeker zijn wil men niet verstrekken. Dit tegen het zere been van de PvdA.

PvdA-raadslid Maarten van Dijk: “Niet echt transparant richting de raad. Dit kan echt niet! De fractie van de PvdA is van mening dat de informatie al dan niet vertrouwelijk aan de raad moet worden verstrekt. De raad is immers het hoogste orgaan in de gemeente.”

Hier heeft de PvdA fractie dan ook richting het College van B&W direct vervolgvragen over gesteld.

Het probleem van de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid evenals het ontbreken van een preventieve en sluitende controle op aanbestedingen is een hardnekkige. Is al jaren een punt van aandacht van de accountant.

  • Bij de tussentijdse controle 2012 door Ernst & Young Accountants werd al gepleit voor een contractenregister en verplichtingsadministratie.
  • Bij de interim controle 2014 door Ernst en Young Accountants wordt aangegeven dat de naleving van de aanbestedingswet een belangrijk aandachtspunt vormt voor de gemeente Stichtse Vecht.
  • In het accountantsverslag van BDO Accountants n.a.v. de jaarrekening 2015 gemeente Stichtse Vecht geeft de accountant in haar top 5 met aandachtspunten het volgende aan over het naleven van inkoop- en aanbestedingsregels:

“In onze hebben wij geconcludeerd dat evenals voorgaande jaren nog geen preventieve en sluitende controle op aanbestedingen plaatsvindt. Dit heeft geleid tot een rechtmatigheidsfout van 0,5 miljoen euro en een onzekerheid van 1,5 miljoen euro inzake de naleving van het eigen inkoopbeleid.  Wij adviseren in 2016 preventieve beheersmaatregelen te treffen (met behulp van een verplichtingenadministratie en contractregistratie).  

Ook het College van B&W geeft in reactie op de aandachtspunten van de accountant aan dat “voor het proces inkoop en aanbesteding geldt dat dit een proces een aandachtspunt blijft”.

Van Dijk: “De fractie van de PvdA is hiervan erg geschrokken. Het is voor het College blijkbaar erg lastig om grip te krijgen op het proces van inkoop en aanbesteden. Dit baart zorgen.”

Wanneer is de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid nu eindelijk op orde? Dit moet toch een keer opgelost zijn? Op welke termijn is het College weer in controle op het proces/ de naleving van het beleid rondom inkoop en aanbesteden? Wat gaat het College hiervoor ondernemen?

Ten aanzien van de onrechtmatigheid en onzekerheid van 15 aanbestedingen wilde de fractie van de PvdA meer weten:

  • Om welke aanbestedingen en bedragen gaat het?
  • In welke portefeuilles spelen deze onrechtmatige/ onzekere aanbestedingen?
  • Is de wethouder Inkoop en Aanbesteden of zijn de vakwethouders verantwoordelijk voor de juiste toepassing van het inkoop- en aanbestedingsbeleid?
  • Zijn er bedrijven gedupeerd door het niet juist toepassen van het gelden inkoop- en aanbestedingsbeleid? Zo ja, zijn of worden zij hierover geïnformeerd?

Naar aanleiding van de raadsvragen van de PvdA heeft het College van B&W haar excuses aangeboden over de gang van zaken. De door de PvdA gevraagde informatie had gewoon verstrekt moeten worden. Dit is nu ook gebeurd.

Ook belooft het College van B&W beterschap ten aanzien van het naleven van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het College geeft hierover het volgende aan:

Wij hebben de volgende aanvullende maatregelen getroffen:

  • we hebben met de betrokken afdelingen afspraken gemaakt om de foutmarge bij de uitvoering van de inkoop- en aanbestedingsregels te verkleinen.
  • wij implementeren in het najaar een tool geïmplementeerd waarmee het voor de vakafdelingen makkelijker wordt om een inkoop- of aanbestedingsprocedure te volgen.
  • we zorgen voor (digitale) opbouw van het inkoop of aanbestedingsdossier.
  • we richten een verplichtingenadministratie in.
  • we investeren (nog) meer in het geven van voorlichting aan de medewerkers

Het College van B&W gaat er van uit dat met de beschreven maatregelen het naleven van de interne Inkoop- en aanbestedingsregels wordt verbeterd. Wij zullen dit kritisch blijven volgen.

 

Toepassing afwijkingsbevoegdheid

In het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Stichtse Vecht is een afwijkingsbevoegdheid opgenomen. Artikel 3.5 van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zegt hierover het volgende: “Afwijkingen van het gemeentelijk Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de gemeentesecretaris en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.”

Een afwijking kan bijvoorbeeld inhouden dat er (in afwijking van het vastgestelde beleid) voor gekozen wordt om een enkelvoudige in plaats van meervoudige onderhandse inkoop-/aanbestedingsprocedure te volgen.

Het is de fractie van de PvdA Stichtse Vecht opgevallen dat er met regelmaat gebruik wordt gemaakt van de afwijkingsbevoegdheid. Aanleiding om hier nader op in te zoomen.

Maarten van Dijk: “De fractie van de PvdA Stichtse Vecht wil een volledig inzicht krijgen in het gebruik van de afwijkingsbevoegdheid binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid: welke aanbestedingen betroffen dit (en bijbehorende bedragen), in welke portefeuilles speelde dit en wat was de reden (motivering) van de afwijkingen van het beleid.”

Op 2 september 2016 heeft de PvdA-fractie hierover raadsvragen gesteld aan het College van Burgemeester en Wethouders.

 

Onderzoek rekenkamer

Wat de fractie van de PvdA betreft wordt er ook door de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar (de toepassing van) het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente. De fractie zal deze suggestie dan ook aanreiken bij de leden van de rekenkamercommissie.

 

Maarten van Dijk
Fractievoorzitter PvdA Stichtse Vecht

 

Dossier Inkoop- en aanbestedingsbeleid:

Waar ben je naar op zoek?